App My Workforce - Funcionalidades¶
Todas as funcionalidades disponíveis na App My Workforce estão descritas e pormenorizadas nesta página.
O acesso às funcionalidades depende do perfil de utilizador, tendo por isso diferentes acessos às mesmas. É importante referir que existem campos e opções configuráveis, dependendo do que o cliente pretenda.
Existe a possibilidade de ter vistas mistas, por exemplo gestor colaborador. Dependendo das vistas o acesso aos menus difere.
Login¶
Para iniciar sessão, o utilizador deve introduzir um diretório de autenticação fornecido pela empresa, o respetivo nome de utilizador e a palavra-passe. Para visualizar o conteúdo inserido no campo de palavra-passe, o utilizador pode pressionar o ícone de visualização 
. Caso o utilizador se esqueça da palavra-passe, tem a opção de a redefinir. Ao selecionar a opção Esqueci-me da password, será redirecionado para uma nova página, onde será necessário preencher alguns campos para efetuar a recuperação. A nova palavra-passe provisória será enviada por e-mail.
Após o login, será apresentado o acesso aos Termos e Condições. Na primeira utilização da aplicação, será solicitado ao utilizador que confirme o seu contacto de e-mail, ao qual será enviado um código de verificação. Posteriormente, o utilizador pode optar por ativar um método de acesso mais rápido à aplicação, como código PIN, Face-ID ou Touch-ID, dependendo das funcionalidades disponíveis no dispositivo. Concluída esta etapa, o utilizador será direcionado para o menu principal da aplicação.
Menu¶
O menu da aplicação está permanentemente localizado na parte inferior do ecrã, garantindo um acesso mais intuitivo às opções. Este menu é composto por duas ligações que direcionam para as principais páginas da aplicação: "Home" e "Definições".
Vista Gestor¶
O Gestor tem a possibilidade de visualizar as suas notificações, configurar alertas, aceder aos horários dos colaboradores, incluindo geração e aprovação dos mesmos, aprovar trocas, e por fim, configurar o seu perfil nas definições.
Home¶
O separador "Home" é a página que apresenta as diferentes funcionalidades que o utilizador pode usufruir.
Notificações¶
O separador "Notificações" é semelhante a uma caixa de entrada típica de redes sociais, permitindo ao gestor visualizar todas as notificações, incluindo trocas efetuadas pelos colaboradores, informações relativas ao planeamento de horários e todos os alertas criados.
Para marcar uma notificação como Lida, basta selecionar a notificação correspondente. Caso pretenda Eliminar uma notificação, a ação é realizada deslizando a notificação para a esquerda. Para eliminar todas as notificações de uma só vez, deve pressionar o botão LIMPAR. Adicionalmente, existe a possibilidade de configurar filtros na página. A opção "Agrupar" permite organizar os alertas por tipo (por exemplo, agrupar todas as notificações de trocas). Já a opção "Data Alerta" tem como objetivo ordenar os alertas de acordo com a data, seja da mais antiga para a mais recente, ou vice-versa.
Configuração de Alertas¶
Os Alertas são configurados conforme a necessidade de cada gerente. Envolvem diversas funcionalidades do WFM, entre os quais o controlo de entradas e saídas, a geração de escalas, workflow de trocas e outros que vierem a ser criados.
Como é possível observar, existe também a possibilidade de Editar Alerta, este já criado anteriormente.
Para Criar Alerta, é necessário, primeiramente, selecionar o tipo de alerta. Em seguida, deve preencher o campo correspondente ao nome do alerta, adicionar as informações do colaborador, definir os parâmetros genéricos e, por fim, ativar os canais de envio desejados. É importante destacar que todas as informações a serem preenchidas ou ativadas são totalmente configuráveis de acordo com as necessidades do cliente.
Ausências¶
O separador "Ausências" possibilita que o gestor preencha uma Nova Ausência de um colaborador. Os motivos de ausência são aqueles que estão configurados ao nível do utilizador, por exemplo: férias, baixa médica, etc. As regras de ausências também diferem relativamente ao tratamento de dados, validação de contingentes, regras de aleitação, ausências de horas, entre outras.
Ao submeter a ausência esta é enviada para o Smart Workforce.
Gestão de Horários¶
O menu "Gestão de Horários" permite ao gestor gerar, aprovar, consultar, realizar trocas e ajustar o horário da loja de forma mais ágil, sem necessidade de recorrer ao PC da loja. As cores do horário respeitam as do aplicativo desktop e Moblidade Loja. No caso do colaborador realizar algum tipo de polivalência ou troca de posto dentro da mesma secção, ou entre secções diferentes, este é evidenciado com uma barra azul ciano ou uma barra cinzenta abaixo do intervalo em causa, respetivamente (esta visualização também está disponível para o colaborador).
Entre suas funcionalidades destacam-se:
- Visualização da semana completa permitindo arrastar para os lados ou para baixo;
- Apresentação dos dias da semana com o contador de colaboradores a trabalhar;
- Geração ou aprovação de horários para um colaborador específico ou para todos os colaboradores da secção;
- Visualização diária permitindo a navegação lateral ou vertical para aceder a todos os dias do mês e aos colaboradores alocados em cada dia;
- Realização de operações de trocas de colaboradores, inclusive com workflow de trocas, se ativo.
Para Gerar ou Aprovar Horário de todos os colaboradores, basta selecionar a Unidade, ou Unidade e Secção desejadas, e pressionar o botão Gerar ou Aprovar.
Trocas¶
A página "Trocas" permite ao gestor Aprovar ou Recusar as solicitações feitas pelos colaboradores. Caso o gestor também seja colaborador, tem a possiblidade de realizar trocas tanto por este menu como pelo menu de Gestão de Horários.
Para eliminar uma troca, basta fazer swipe da mesma para a esquerda e clicar no ícone do lixo.
A janela Outras Trocas exibe todas as trocas que aguardam aprovação, tanto para gestores como para colaboradores. Para visualizar mais detalhes da troca, basta dar um clique sobre a solicitação. Para aprovar ou rejeitar a troca basta abrir o detalhe e deslizar até ao final da página, onde as opções de ação estarão disponíveis. A troca é aprovada caso todas as condições necessárias sejam cumpridas.
Definições¶
Este menu dispõe de diversas opções de edição, tais como:
- Editar Contacto;
- Preferências de Notificação: Ativar ou desativar os canais de envio que pretende receber notificações para os diferentes menus;
- Acessos de Segurança: Definir um acesso para entrar na aplicação;
- Políticas de Privacidade;
- Alterar Palavra-passe: Digitar a senha atual e a futura;
- Terminar Sessão: Sair da conta que se encontra;
- Termos e Condições.
Vista Colaborador¶
O Colaborador tem a possibilidade de consultar o seu horário, solicitar trocas, visualizar notificações, registar picagens e aceder às definições.
Home¶
O separador "Home" é a página inicial que apresenta as diferentes funcionalidades que o utilizador pode usufruir.
Notificações¶
O separador "Notificações" permite ao colaborador visualizar todos os pedidos, aprovados ou não pelo gestor, bem como as solicitações de alterações de trocas com outros colegas. O processo para marcar uma mensagem como Lida, Eliminar e configurar filtros segue o mesmo procedimento descrito no tópico Notificações da vista de gestor.
Consulta de Horários¶
O separador "Consulta de Horários" permite ao colaborador visualizar o seu horário. O colaborador só tem acesso aos horários após a aprovação do gestor ou RH. No cabeçalho encontra a opção de mudar as vistas.
Entre suas funcionalidades estão incluídas:
- Exportação de horário para o calendário do telemóvel;
- Visualização do horário pela Vista Mensal;
- Visualização do horário pela Vista Semanal;
- Visualização do horário pela Vista de três dias;
- Visualização do horário pela Vista Diária;
- Visualização do horário em landscape;
- Visualização do detalhe dos blocos do horário;
- Realização de pedidos de alterações de trocas.
Vista Mensal: Informação mínima que permite facilmente acessar ao detalhe diário. Esta vista informa o horário de entrada, folgas ou ausências.
Vista Semanal: Informação detalhada da semana em causa. É possível realizar um deslize contínuo de forma a visualizar os eventos detalhadamente e de modo fluído.
Vista 3 dias: Informação detalhada de três dias da semana. Ao deslizar para a esquerda, a visualização será atualizada para os dias subsequentes.
Vista Diária: Informação detalhada de um dia da semana. Para visualizar o detalhe de um bloco de trabalho, basta clicar sobre o mesmo. Nesta tela, também é possível submeter pedidos de alteração de horário.
Picagens¶
O separador "Picagens" consiste em justificar todas as entradas e saídas de um colaborador numa determinada loja. O colaborador tem acesso ao histórico das suas picagens e ainda, a possibilidade de configurar os filtros por submissão e por datas.
Info
Tipos de localização disponíveis:
- GPS: É necessário permitir a partilha da localização do dispositivo móvel.
- Beacon: Caso não tenha a partilha de localização ativada mas sim o bluetooth, este irá procurar um Beacon nas próximidades de forma a localizar uma loja.
- Location List: Quando não é possível submeter nenhuma das picagens descritas anteriormente é usado o Location List, onde basta clicar em Loja DEMO e selecionar a unidade onde pretende efetuar a picagem.
- Other: Se na lista de unidades (da Location List) não conter a unidade desejada, selecionar a opção Other e descrever a unidade pretendida.
Há ainda a possibilidade de registar uma picagem em modo offline. Caso o dispositivo não esteja conectado a nenhuma rede, o registo será automaticamente enviado assim que a conexão for restabelecida.
Trocas¶
O separador "Trocas" permite ao colaborador visualizar todas as trocas submetidas, e todas as que já receberem um estado do gestor ou colega (no caso de troca com um colega). É também possível Criar Trocas.
O colaborador tem a capacidade de abrir a submissão da troca e visualizar mais detalhes sobre a solicitação. Além disso, pode cancelar a troca, desde que esta ainda não tenha sido encaminhada ao supervisor.
Para criar uma Nova Troca, basta clicar em "Nova Troca", selecionar o tipo de pedido desejado e preencher as informações solicitadas.
Em todos os pedidos, é obrigatório indicar um motivo para a realização da troca. Todas as regras e motivos são configuráveis de acordo com as especificações do cliente. O campo "Observações" é opcional. No caso específico de um Pedido de Alteração de Horário, é também necessário preencher o campo "A Cumprir".
Motivos possíveis:
- Mudança Ciclo
- Alteração Refeição
- Abertura Loja
- Acréscimo Trabalho
- Admissão Colaborador
- Outro
A cumprir:
- Horário
- Folga
Para entender um pouco mais de um dos fluxos utilizados nesta funcionalidade, segue-se um fluxograma. Este fluxograma foi baseado no workflow de trocas sem qualquer configuração.
Divergências¶
Esta funcionalidade foi implementada para permitir um processo mais eficiente, transparente e hierarquizado na gestão de tempos não classificados. Permite ao colaborador regularizar picagens/justificações em falta diretamente na app, facilitando o registo de tempos e o acompanhamento do estado de aprovação pelas chefias.
Na secção "Picagens em Falta", lista os dias com picagens por regularizar. No canto superior direito, é possivel acompanhar o estado de cada picagem submetida:
✅ Aprovadas – já validadas pelo gestor
❌ Rejeitadas – recusadas (poderá submeter nova justificação)
📷 Exemplo:
📌Nota: A funcionalidade de Justificações em Falta segue a mesma lógica da funcionalidade de Picagens em Falta, com a diferença de que, em vez de assinalar dias, identifica períodos de tempo por justificar.
O gestor realiza todas as ações no desktop, através da plataforma Nova Gestão de Tempos.
- Consulta justificações pendentes da sua equipa.
- Aprova, rejeita ou edita as justificações submetidas.
- Pode também submeter justificações em nome dos colaboradores (caso necessário).
Submeter Justificação ou Picagem em falta:
Ao selecionar um dia/tempo, o colaborador preenche:
- Dia/tempo a justificar
- Tipo de ausência (ex: Ausência, Formação, Aleitação)
- Motivo
- Documentos (opcional)
Definições¶
Este menu dispõe de diversas opções de edição, tais como:
- Editar Contacto;
- Preferências de Notificação: Ativar ou desativar os canais de envio que pretende receber notificações para os diferentes menus;
- Acessos de Segurança: Definir um acesso para entrar na aplicação;
- Políticas de Privacidade;
- Alterar Palavra-passe: Digitar a senha atual e a futura;
- Terminar Sessão: Sair da conta que se encontra;
- Termos e Condições.